Ontwerpkracht Bundelen

De wereld van ontwerpers die werken in het publieke domein is volop in beweging. Maatschappelijke vraagstukken worden steeds complexer en vragen om een langdurige, multidisciplinaire aanpak. Individuele ontwerpbureaus kunnen niet altijd in hun eentje de benodigde capaciteit, expertise en continuïteit leveren. Samenwerking lijkt de logische oplossing, maar hoe organiseer je die effectief?

In opdracht van PONT ging een consortium van ontwerpbureaus onder leiding van theRevolution & Muzus aan de slag met de vraag hoe de ontwerpsector de krachten kan bundelen om samen grotere en complexere opdrachten aan te pakken. Tijdens de onderzoeksfase zijn er via werksessies en interviews met ontwerpers en ontwerpbureaus belangrijke factoren geïdentificeerd die bijdragen aan een succesvolle samenwerking.

Wat is het doel?

Samenwerken is niet altijd vanzelfsprekend, zeker niet tussen ontwerpbureaus die soms als concurrenten opereren. Om grotere impact te maken en een ontwerpende aanpak een structurele rol te geven in maatschappelijke transities, is het essentieel dat ontwerpers en bureaus leren om effectief samen te werken. Het traject over ontwerpkracht bundelen richt zich op het ontwikkelen van inzichten en tools die ontwerpers helpen om:

• Consortia of collectieven te vormen die gezamenlijk grotere opdrachten aankunnen.
• Duurzame samenwerkingsstructuren op te zetten die verder gaan dan losse projecten.
• Heldere afspraken te maken over rollen, eigenaarschap en verdeling van middelen.
• Samenwerking efficiënt in te richten, ook onder tijdsdruk.

Zes inzichten voor een goede samenwerking

Tijdens de onderzoeksfase is gekeken naar de voorwaarden voor succesvolle samenwerkingen. Uit dit onderzoek kwamen zes essentiële factoren naar voren die cruciaal zijn voor het laten slagen van een samenwerking.

De onderzoeksfase startte met deskresearch, waarna het consortium een diepgaand gesprek voerde met de 6 kernpartners, waarin 2 uitgebreide cases per partner werden besproken. Er werd opgehaald wat die cruciale factoren in de samenwerking tussen ontwerpbureaus zijn. De inzichten werden voorgelegd aan de overige consortiumpartners, die reflecteerden aanvulden vanuit hun ervaringen in samenwerking. Die groep bestaat uit 3 zware senior ontwerpers, een designwetenschapper, een jurist, een organisatiedeskundige, een adviseur in (inter)nationale samenwerkingen tussen creatieve partijen, en 4 bureaus in innovatie, digitaal en ruimtelijk ontwerp.

Met een stevige ondergrond aan kennis en ervaringen, nam het consortium de eerste ideeën mee naar een speciaal georganiseerde editie van de Social Design Showdown, waar in het publiek bestaande uit ontwerpers in de publieke sector, verschillende perspectieven en ervaringen verzameld. Tijdens deze sessie werd dieper onderzocht welke factoren bepalend zijn voor succesvolle samenwerking binnen de ontwerpsector. Door deze brede betrokkenheid sluiten de inzichten nauw aan bij de praktijk en bieden ze concrete handvatten voor samenwerking aan grotere en complexere opdrachten.

De bijgevoegde quotes zijn afkomstig van de deelnemers van de Social Design Showdown en weerspiegelen praktijkervaringen uit de ontwerpsector. Ze geven een goede inkijk in wat werkt en waar de uitdagingen liggen en versterken de zes geanalyseerde succesfactoren voor samenwerking.

#1. Vertrouwen

Een sterke samenwerking begint met vertrouwen. Dit vertrouwen is nodig op meerdere niveaus: in de leider, in het gedeelde doel en in de structuur die houvast biedt. Concrete randvoorwaarden zoals duidelijke rolverdeling, heldere communicatie en gezamenlijke besluitvorming zorgen ervoor dat betrokkenen zich veilig voelen om ideeën te delen en risico’s te nemen. Als deze praktische zaken goed geregeld zijn, ontstaat er ruimte voor creativiteit en experimenteren zonder afleiding door onduidelijkheid of misverstanden. Daarnaast speelt vertrouwen ook een rol in het betrekken van het publiek. Intern vertrouwen zorgt ervoor dat teamleden effectief samenwerken en beslissingen durven nemen, terwijl vertrouwen in het publiek betekent dat signalen van buitenaf serieus worden genomen en geïntegreerd in het proces. Dit helpt om de samenwerking niet alleen intern te versterken, maar ook relevant te houden voor de bredere context waarin deze plaatsvindt. Zonder deze basis voelen mensen zich minder veilig om hun ideeën en expertise in te brengen, wat de samenwerking niet ten goede komt. 

#2. Gedeelde ambitie en visie

Een samenwerking kan alleen slagen wanneer alle betrokkenen dezelfde ambitie en visie delen. Het gezamenlijk toewerken naar een doel is een groot deel van een sterke samenwerking en zorgt voor richting en samenhang binnen het team. Al voordat een samenwerking officieel start, hebben betrokken partijen vaak al impliciete verwachtingen en ideeën over het proces en de uitkomst. Deze kunnen per partij verschillen en daarom is het van belang om vroeg in het proces de ruimte te creëren om verwachtingen bespreekbaar te maken. Ook gedurende de samenwerking zullen er nieuwe inzichten ontstaan, daarom is doorlopend evalueren en bijsturen essentieel. Hierbij is het belangrijk dat eventuele ‘fouten’ worden gezien als een natuurlijk onderdeel van het proces, zodat er ruimte blijft om daarvan te leren. Evalueren en het vieren van successen werkt motiverend, geeft richting en versterkt het teamgevoel.

#3. Nieuwsgierigheid naar en ruimte geven voor elkaars expertise

Een samenwerking kan alleen succesvol zijn als er ruimte is om elkaars expertise te waarderen en te benutten. Nieuwsgierigheid naar elkaars kennis en werkwijzen vormt de basis voor wederzijds begrip en versterkt het leerproces. Het actief uitwisselen van inzichten en ervaring draagt bij aan een omgeving waarin teams zich flexibel kunnen opstellen en samen kunnen groeien. Hierdoor ontstaat de mogelijkheid om elkaar aan te vullen en het proces steeds opnieuw te verbeteren. Nieuwsgierigheid komt niet altijd vanzelf, maar moet gevoed en gestimuleerd worden door actief interesse te blijven tonen in elkaar en in het proces. Een concrete manier om dit te doen is door bij elkaar op bezoek te gaan en te werken in elkaars omgeving. Elkaars kantoor en werkwijze ervaren, geeft inzicht in het kader waaruit iemand werkt en vergroot wederzijds begrip. Dit helpt bij het voorkomen van breuken in de samenwerking en maakt het mogelijk om gezamenlijk naar een doel toe te werken.

#4. Omgaan met onzekerheid in het ontwerpproces

Onzekerheid is een inherent onderdeel van het ontwerpproces en moet worden omarmd. Door het gezamenlijk doorlopen van een onvoorspelbaar traject kunnen sterke relaties en zelfs vriendschappen ontstaan. Opvallend is dat er in het midden van een proces vaak zowel meer behoefte aan leiderschap als aan eigen verantwoordelijkheid is. Dit vraagt om een delicate balans tussen structuur en vrijheid. Duidelijke verantwoordelijkheden en gedeelde doelen helpen bij het navigeren van onzekerheid, zonder dat dit de flexibiliteit in het proces beperkt.

#5. Ruimte geven voor inbreng

Het balanceren van structuur en vrijheid speelt hierin ook een belangrijke rol: terwijl experimenteren gestimuleerd wordt, moet de samenwerking ook richting en focus behouden. Een goede samenwerking vereist dat verschillende perspectieven welkom zijn en dat ideeën bespreekbaar worden gemaakt. Door betrokkenen actief de kans te geven hun inbreng te leveren, ontstaat een dynamiek waarin gedeeld eigenaarschap en gezamenlijke verantwoordelijkheid wordt versterkt. Gelijkwaardige bijdragen versterken het creatieve proces, doordat verschillende perspectieven en expertises samenkomen. Daarnaast is het belangrijk om expliciet te maken welke ‘taal’ iedereen spreekt. Verschillen in werkwijzen en interpretaties kunnen leiden tot misverstanden, maar wanneer deze vroeg in het proces besproken worden kunnen ze juist verrijkend werken.

#6. Niet rigide vasthouden aan methodes en werkwijzen

Succesvolle samenwerkingen vragen om flexibiliteit. Dit betekent dat er ruimte moet zijn om te experimenteren, bij te sturen en nieuwe werkwijzen te omarmen. Rigide vasthouden aan bestaande methodieken kan de groei en innovatie binnen een samenwerking belemmeren. Een veilige omgeving waarin experimenteren wordt aangemoedigd, draagt bij aan de effectiviteit en creativiteit van het proces. Dit vraagt om wederzijds vertrouwen en de bereidheid om los te laten wat niet meer werkt, zodat er ruimte ontstaat voor het onbekende.

Wat betekent dit voor de volgende fase?

De inzichten uit de verkenningsfase vormen de basis voor de ontwikkeling van een tool die ontwerpbureaus helpt om effectief samen te werken. In de volgende fase worden deze inzichten vertaald naar een concrete methodiek waarmee ontwerpers en bureaus direct aan de slag kunnen.

Wil je op de hoogte blijven? Meld je dan hier aan voor de PONT nieuwsbrief!

Drie fasen voor het bundelen van ontwerpkracht

1. Verkennen van de samenwerking en de juiste vorm kiezen

In een verkenning van de samenwerking werken de partijen stapsgewijs toe naar een minimal viable consortium (MVC). Dat is een relatief lichte samenwerking, met minimale structuren en processen die nodig zijn om slagkracht te hebben, met zo kort mogelijke lijnen in een zo compact mogelijke vorm, en die tevens het vermogen heeft zich aan te passen waar nodig. Ze bespreken hun respectievelijke kennis en ervaring met het thema en stellen de ideale mix van capaciteiten en eigenschappen samen. Ze bespreken een eerste, lichte aanzet voor de structuur (zie hier de vier samenwerkingsvormen), een gedegen aanpak en eerste afspraken over communicatielijnen. Alles is erop gericht om snel van start te gaan en makkelijk te kunnen aanpassen aan veranderende omstandigheden.

2. Bewust de samenwerking bestendigen

Omdat de vraagstukken complex zijn en de belangen groot is het verstandig om de samenwerking – na een verkennende start – te bestendigen. Denk aan het verder uitwerken van de samenwerkingsstructuur: besluitvorming, processen en mijlpalen voor de aanpak (zodat aanpassen mogelijk is zonder richting te verliezen); rollen, taken en verantwoordelijkheden (wie doet wat waarom?), juridische zaken (vastleggen van afspraken over belangen, financiën, IP, et cetera) en de juridische structuur (intentieverklaring, samenwerkingsovereenkomst, stichting, coöperatie, joint venture/besloten vennootschap); de manier waarop nieuwe partijen kunnen toe- en uittreden; en ten slotte succescriteria (hoe meten we of we op de goede weg zijn, en hoe evalueren we?).

3. De samenwerking op de juiste momenten herijken

Naarmate de MVC langer onderweg is, en oplossingen steeds meer vorm krijgen (of zelfs op elkaar in gaan werken), is het verstandig om met enige regelmaat de samenwerking te herijken. Dat betekent: reflecteren op hoe het gaat (gebaseerd op de eerder bepaalde succescriteria) en op de uitdagingen die je gaandeweg tegenkomt. Maar zeker ook op de vraag of de samenwerkingsstructuur en de partners in de MVC nog de juiste zijn – en of de huidige samenstelling compleet is. Op basis hiervan stuur je waar nodig bij en/of kies je nieuwe structuren en partners. Een logisch moment hiervoor is bij overgangen van fases of als je merkt dat de samenwerking wat stroever gaat. Maar evalueren kan natuurlijk op elk moment, als je het gevoel hebt dat het nodig is.

In de volgende fase gaat het consortium aan de slag met praktische tools die ingezet kunnen worden bij het bestendigen van de samenwerking.

Een dynamische toolbox

De eerste set tools hieronder zijn door het consortium ontwikkeld, aangevuld met tools die de individuele bureaus uit het consortium zelf al met succes gebruiken. Het is de bedoeling dat deze toolbox de komende periode wordt uitgebreid met meer tools en handige artikelen.  Ontwerpbureaus kunnen tools die zij zelf als nuttig ervaren bij het bestendigen van samenwerkingen delen met PONT.

Voor en door de sector

Samen vormen deze tools een dynamische gereedschapskist voor teams die willen samenwerken aan maatschappelijke opgaven, vanuit de praktijk en collectief te vullen als sector. Deze tools ondersteunen de beweging van vrijblijvend naar gedeeld, van impliciet naar expliciet, en van incidenteel naar strategisch samenwerken.

Ben jij een ontwerper en gebruik je in je werkproces al tools om je samenwerkingen te bestendigen en zou je die willen delen met de sector? Stuur dan een verzoek naar pont@dutchdesignfoundation.com, als er een goede fit is zorgen wij ervoor dat jouw tool in onze dynamische-toolbox verschijnt en zo gedeeld wordt met de ontwerpsector.