Inkoop
Verkennen
Ink Social Design deed in opdracht van PONT onderzoek naar het inkopen van een ontwerpende aanpak bij overheden. Ze onderzochten wat er praktisch mogelijk is. Ook gingen ze in gesprek met ontwerpers, ambtenaren en inkopers over hoe het inkopen nu wordt beleefd.
Startpunt: Hoe kunnen we het inkopen van een ontwerpende aanpak bij overheden toegankelijker maken?
De overheid kiest steeds vaker voor een ontwerpende aanpak bij maatschappelijke vraagstukken, al staan complexe inkoopprocessen binnen de overheid de potentie van deze aanpak in de weg. Deze regels leiden regelmatig tot opgeknipte projecten of kleinere opdrachten. Dat doet geen recht aan de vraagstukken die worden aangepakt, en zorgt ervoor dat samenhang verloren gaat en implementatie niet of niet genoeg plaatsvindt. Kortom; de impact van de ontwerpende aanpak wordt beperkt. Ink Social Design is namens PONT op zoek gegaan naar manieren om het inkopen van een ontwerpende aanpak bij overheden toegankelijker te maken.
Verkenning vanuit casussen
Om beter te begrijpen waar het inkoopproces publieke ontwerppraktijken momenteel in de weg zit, is het team van Ink Social Design op zoek gegaan naar casussen waarin deze situatie zich voordoet. Ze spraken 7 ontwerpers, 4 ambtenaren en 4 inkoop-experts binnen de overheid. En al snel kwamen ze erachter; die verhalen zijn er niet zo veel. Niet omdat de inkoopprocessen geen obstakels veroorzaken, maar omdat er ‘olifantenpaadjes’ zijn waarin samenwerkingen toch worden ingekocht. Het meest voorkomende ‘olifcantenpaadje’ is om een project op te knippen en de opdrachten kleiner te maken. Zo kan het worden ingekocht zonder grotere aanbestedingsprocedures. Dit zorgt er echter voor dat de schaal van publieke ontwerppraktijken niet groeit. Ook geeft dit geen aanleiding bij inkopers om processen meer dienend te maken voor de inkoop van publieke ontwerppraktijken.
Geïnterviewde ontwerperWaar wij vaak tegen aanlopen, is juist in langlopende partnerschappen die we hebben met ambtenaren, die dan juist heel erg tegen de inkoopafdeling aanlopen. Van “wij willen dit”, en dat zij dan zeggen “computer says no”
Verkenning vanuit aangrenzende sectoren
Dat inkoopprocessen publieke ontwerppraktijken in de weg kunnen zitten, is geen nieuwe kennis. Ink ging langs bij een sessie waar architecten en ambtenaren in gesprek gingen over inkoopbeleid en de limitaties die het met zich meebrengt om te ontdekken hoe een aangrenzende sector dit ervaart en ermee omgaat. Ook daar wordt duidelijk dat vernieuwende projecten vaak in een ‘pilot-jasje’ worden gegoten, waardoor projecten met potentie – die niet goed passen binnen inkoopbeleid – toch worden ingekocht, maar wel in formaat worden afgeschaald.
De verkenningsfase leidde tot een aantal belangrijke inzichten. Deze inzichten presenteerde Ink tijdens een bijeenkomst met een klankbordgroep van inkopers, opdrachtgevende ambtenaren, ontwerpers en betrokkenen van PONT. Samen namen ze de opgedane informatie door: nu we dit weten, wat zou de ideale situatie zijn? Wat is de toekomstvisie?
Geïnterviewde inkoperHet vak van inkoper wordt onderschat. Inkopers worden totaal overvraagd. Beleidsdoelen worden erbij betrokken. Inkopers moeten intern leveren, ze moeten rekening houden met maatschappelijke belangen én met de wet- en regelgeving.
Geïnterviewde ambtenaarLaten we met elkaar proberen gezamenlijk begrip te krijgen over waar hebben we het hier over, het goede gesprek. Want als je als interne klant [ambtenaar], leverancier [inkoper] en inkopende partijen [ontwerper] allemaal hetzelfde voor ogen hebt, dan is het proces daarna logischerwijs veel soepeler te doorlopen.
Ontwikkelen
Op basis van het vooronderzoek bedacht Ink Social Design drie kansrijke interventies. Samen met betrokkenen kozen ze de interventie die het meest bijdraagt aan het doel: het toegankelijk maken van het inkopen van een ontwerpende aanpak.
Keuze voor één oplossingsrichting
Op basis van de opgedane inzichten bedacht het team van Ink drie oplossingsrichtingen. Samen met de klankbordgroep van inkopers, opdrachtgevende ambtenaren, ontwerpers en betrokkenen van PONT, bespraken ze de voor- en nadelen van alle richtingen. Het idee van een ‘ontwerpende aanpak inkoopplanner’ sloot het beste aan bij de behoefte naar laagdrempelig inzicht in de bestaande inkoopopties.
Bijdrage van inkopers
Om nader invulling aan het idee van de inkoopplanner te geven, ging het team van Ink in gesprek met inkopers van het inkoop-expertisecentrum IUC-Noord van het ministerie van OCW. Zij leverden een belangrijke bijdrage in de vorm van praktische tips en mogelijke inkooproutes. Bovendien gaven zij een goed beeld van het perspectief van inkopers. Hun taak is enorm gecompliceerd en belangrijk om de overheid corruptievrij en eerlijk te houden.
Testen met ambtenaren en ontwerpers
Het team van Ink werkte het idee uit in verschillende prototypes, die ze voorlegde aan de projectgroep. De meest aansprekende vorm bleek die van een praktische gids met keuzeboom, overzicht van mogelijke inkoopprocedures en aanvullende tips. Zo kwam de ‘Ontwerpende Aanpak Inkoopgids’ tot leven. Verschillende versies van de gids werden getest. Niet alleen de klankbordgroep gaf feedback, ook werd er een workshop georganiseerd om nieuwe perspectieven te betrekken.
Implementeren
De 'Ontwerpende Aanpak Inkoopgids' is gelanceerd! Deze wegwijzer helpt je om de inkoopprocedure te vinden die het best past bij jouw vraagstuk.
Ontwerpende aanpak inkoopgids nu beschikbaar
In januari 2025 is de eerste versie van de inkoopgids gepubliceerd. De gids biedt inzicht in geschikte inkoopprocedures en praktische handvatten om ontwerpende samenwerkingen effectief te organiseren. Zo ondersteunen we ambtenaren, inkopers en ontwerpers bij het inkopen van projecten met een ontwerpende aanpak. De gids is voor iedereen gratis digitaal beschikbaar.
Heb jij feedback?
We ontvangen graag jouw feedback op de Inkoopgids. Zowel opmerkingen op de inhoud als de vorm zijn welkom. Vul hiervoor ons contactformulier in (onderaan de over-pagina) of stuur een mail naar pont@dutchdesignfoundation.com.
Op basis van feedback die we ontvangen, lanceren we later dit jaar een verbeterde versie. Deze versie zal ook in print worden verspreid onder ontwerpers en ambtenaren.
Workshop wegwijs in inkopen
PONT ontwikkelde samen met Ink Social Design een workshop rondom de inkoopgids. Deze workshop is aangeboden op open inschrijving. We bieden deze workshop graag aan voor relevante gelegenheden. Heb je een evenement waarbij deze workshop zou passen? Of waar we de geprinte versie van de gids kunnen verspreiden? Laat het ons weten via pont@dutchdesignfoundation.com.