Inkoop

Startpunt: Hoe kunnen we het inkopen van een ontwerpende aanpak bij overheden toegankelijker maken?

De overheid kiest steeds vaker voor een ontwerpende aanpak bij maatschappelijke vraagstukken, al staan complexe inkoopprocessen binnen de overheid de potentie van deze aanpak in de weg. Deze regels leiden regelmatig tot opgeknipte projecten of kleinere opdrachten. Dat doet geen recht aan de vraagstukken die worden aangepakt, en zorgt ervoor dat samenhang verloren gaat en implementatie niet of niet genoeg plaatsvindt. Kortom; de impact van de ontwerpende aanpak wordt beperkt. Ink Social Design is namens PONT op zoek gegaan naar manieren om het inkopen van een ontwerpende aanpak bij overheden toegankelijker te maken.

Verkenning vanuit casussen

Om beter te begrijpen waar het inkoopproces publieke ontwerppraktijken momenteel in de weg zit, is het team van Ink Social Design op zoek gegaan naar casussen waarin deze situatie zich voordoet. Ze spraken 7 ontwerpers, 4 ambtenaren en 4 inkoop-experts binnen de overheid. En al snel kwamen ze erachter; die verhalen zijn er niet zo veel. Niet omdat de inkoopprocessen geen obstakels veroorzaken, maar omdat er ‘olifantenpaadjes’ zijn waarin samenwerkingen toch worden ingekocht. Het meest voorkomende ‘olifcantenpaadje’ is om een project op te knippen en de opdrachten kleiner te maken. Zo kan het worden ingekocht zonder grotere aanbestedingsprocedures. Dit zorgt er echter voor dat de schaal van publieke ontwerppraktijken niet groeit. Ook geeft dit geen aanleiding bij inkopers om processen meer dienend te maken voor de inkoop van publieke ontwerppraktijken.

Waar wij vaak tegen aanlopen, is juist in langlopende partnerschappen die we hebben met ambtenaren, die dan juist heel erg tegen de inkoopafdeling aanlopen. Van “wij willen dit”, en dat zij dan zeggen “computer says no”

Geïnterviewde ontwerper

Verkenning vanuit aangrenzende sectoren

Dat inkoopprocessen publieke ontwerppraktijken in de weg kunnen zitten, is geen nieuwe kennis. Ink ging langs bij een sessie waar architecten en ambtenaren in gesprek gingen over inkoopbeleid en de limitaties die het met zich meebrengt om te ontdekken hoe een aangrenzende sector dit ervaart en ermee omgaat. Ook daar wordt duidelijk dat vernieuwende projecten vaak in een ‘pilot-jasje’ worden gegoten, waardoor projecten met potentie – die niet goed passen binnen inkoopbeleid – toch worden ingekocht, maar wel in formaat worden afgeschaald.

De verkenningsfase leidde tot een aantal belangrijke inzichten. Deze inzichten presenteerde Ink tijdens een bijeenkomst met een klankbordgroep van inkopers, opdrachtgevende ambtenaren, ontwerpers en betrokkenen van PONT. Samen namen ze de opgedane informatie door: nu we dit weten, wat zou de ideale situatie zijn? Wat is de toekomstvisie?

Het vak van inkoper wordt onderschat. Inkopers worden totaal overvraagd. Beleidsdoelen worden erbij betrokken. Inkopers moeten intern leveren, ze moeten rekening houden met maatschappelijke belangen én met de wet- en regelgeving.

Geïnterviewde inkoper

Eerste inzichten op tafel

Laten we met elkaar proberen gezamenlijk begrip te krijgen over waar hebben we het hier over, het goede gesprek. Want als je als interne klant [ambtenaar], leverancier [inkoper] en inkopende partijen [ontwerper] allemaal hetzelfde voor ogen hebt, dan is het proces daarna logischerwijs veel soepeler te doorlopen.

Geïnterviewde ambtenaar

Keuze voor één oplossingsrichting

Op basis van de opgedane inzichten bedacht het team van Ink drie oplossingsrichtingen. Samen met de klankbordgroep van inkopers, opdrachtgevende ambtenaren, ontwerpers en betrokkenen van PONT, bespraken ze de voor- en nadelen van alle richtingen. Het idee van een ‘ontwerpende aanpak inkoopplanner’ sloot het beste aan bij de behoefte naar laagdrempelig inzicht in de bestaande inkoopopties.

Bijdrage van inkopers

Om nader invulling aan het idee van de inkoopplanner te geven, ging het team van Ink in gesprek met inkopers van het inkoop-expertisecentrum IUC-Noord van het ministerie van OCW. Zij leverden een belangrijke bijdrage in de vorm van praktische tips en mogelijke inkooproutes. Bovendien gaven zij een goed beeld van het perspectief van inkopers. Hun taak is enorm gecompliceerd en belangrijk om de overheid corruptievrij en eerlijk te houden.

Testen met ambtenaren en ontwerpers

Het team van Ink werkte het idee uit in verschillende prototypes, die ze voorlegde aan de projectgroep. De meest aansprekende vorm bleek die van een praktische gids met keuzeboom, overzicht van mogelijke inkoopprocedures en aanvullende tips. Zo kwam de ‘Ontwerpende Aanpak Inkoopgids’ tot leven. Verschillende versies van de gids werden getest. Niet alleen de klankbordgroep gaf feedback, ook werd er een workshop georganiseerd om nieuwe perspectieven te betrekken.

Lancering: De Ontwerpende Aanpak Inkoopgids

In januari 2025 is de eerste versie van de gids gelanceerd. De gids biedt inzicht in geschikte inkoopprocedures en geeft praktische handvatten om de ontwerpende aanpak in te kopen op een manier die dienend is voor het project.

Verspreiding

De Ontwerpende Aanpak Inkoopgids is gedeeld met het netwerk van PONT via LinkedIn, de nieuwsbrief en op onze website. Het is ook verspreid via andere netwerken, zoals de Rijks Innovatie Community, PIANOo, BNO, BNA, Dutch Design Foundation en CLICKNL.

Heb jij feedback?

We ontvangen graag jouw feedback op de Inkoopgids. Zowel opmerkingen op de inhoud als de vorm zijn welkom. Vul hiervoor ons contactformulier in (onderaan de over-pagina) of stuur een mail naar pont@dutchdesignfoundation.com.

Op basis van feedback die we ontvangen, lanceren we later dit jaar een verbeterde versie. Deze versie zal ook in print worden verspreid onder ontwerpers en ambtenaren.

Aan de slag met inkoop in workshops

Na de lancering van de inkoopgids gingen ambtenaren, inkopers, ontwerpers en projectleiders met de inkoopgids aan de slag. Ook organiseerden we workshops rondom de inkoopgids. In de workshops spraken we over waar het in de praktijk schuurt tussen ontwerpers en ambtenaren; ook in het inkoopproces.

De eerste versie van de Ontwerpende Aanpak Inkoopgids is in januari 2025 gelanceerd en sindsdien digitaal verkrijgbaar. De gids biedt inzicht in geschikte inkoopprocedures en praktische handvatten om de ontwerpende aanpak in te kopen op een manier die dienend is voor het project.

Aanleiding voor doorontwikkeling

Er waren verschillende aanleidingen om de inkoopgids door te ontwikkelen

We merkten, onder andere in de workshops, dat ‘behoeftestellers’ in de inkoopfase vaak nog geen ontwerper aanhaken terwijl dat van enorme meerwaarde is op het formuleren van een effectieve ontwerpvraag en dus ook van de inkoopbehoefte. In de nieuwe versie wilden we dit aspect graag beter benadrukken.
Het omgekeerde geval zagen we ook: dat het voor de ‘behoeftesteller’, vaak een interne ontwerper of iemand die met interne ontwerpers in contact staat, al helemaal duidelijk is wat er ingekocht moet worden maar dat de inkoper niet vanaf het begin is betrokken. In de nieuwe versie van de gids willen we benadrukken dat het ook belangrijk is om vanaf het begin de expertise van een inkoper te betrekken.
We merkten dat ervaringen van anderen enorm inspirerend werken. Daarom wilden we de gids graag uitbreiden met verhalen van behoeftestellers die hebben gezocht naar een passende vorm van inkopen.
Tenslotte kwamen we er in gesprekken met PIANOo – het inkoop-expertise centrum van de overheid – achter dat een ontwerpende aanpak inkopen sterk overeenkomt met het inkopen van een innovatieproject. De gids kan dus ook voor innovatie experts waardevol zijn. Daarnaast deelde PIANOo waardevolle inzichten en aanvullingen die we graag wilden meenemen in de gids.

Wat hebben we veranderd of toegevoegd?

Nieuwe naam

Een van de eerste keuzes die we maakten, was het veranderen van de doelgroep. Niet alleen ambtenaren die werken met een ontwerpende aanpak, maar ook ambtenaren die werken met innovatie kunnen baat hebben bij deze gids. Zo brengen we de ontwerpende aanpak bovendien onder de aandacht van een bredere doelgroep. Daarom is de naam aangepast naar Innovatie Inkopen bij de Overheid.

Ervaringsverhalen

Om ervaringen met de verschillende inkoopprocedures op te halen, hebben we verschillende ambtenaren en projectleiders uit ons netwerk benaderd. We zochten naar een gevarieerde mix om de diversiteit in behoeften en de onderscheidende kenmerken van de strategieën goed te belichten.

Werkblad voor een scherpe ontwerpvraag

Een van de punten van feedback op de eerste versie van de inkoopgids ging over de formulering van de ontwerpvraag. Om de lezer van de gids te helpen bij het aanscherpen, is een werkblad ontworpen met vragen die helpen om tot een scherpe vraag te komen.

Klankbordgroep
Om de gids inhoudelijk zo sterk mogelijk te maken, stelden we een gevarieerde klankbordgroep samen. De partijen dachten in het ontwikkelproces mee over de inhoud en gaven feedback op tussentijdse versies. De klankbordgroep bestond uit PIANOo, BNO en directeur inkoop bij OCW en via haar een aantal juristen.

Workshops

Dutch Design Week | Is mijn vraag een ontwerpvraag?

Tijdens Dutch Design Week gaf Emma Cherim van Ink een workshop aan een groep professionals, om hun vraagstuk samen om te vormen tot een ontwerpvraag aan de hand van het werkblad. Dit diende als testmoment van het werkblad die helpt je ontwerpvraag aan te scherpen. Tegelijkertijd werken we zo aan de bewustwording van het belang om vroegtijdig zowel een inkoper als een ontwerper te betrekken.

Innovatiedag bij het Ministerie van Immigratie en Naturalisatie

PONT werd gevraagd om een workshop te verzorgen bij de innovatiedag van het Ministerie van Immigratie en Naturalisatie. Op dit moment is de workshop ‘Is mijn vraag een ontwerpvraag’ nog een keer gegeven. Deels als kapstok om de ontwerpende aanpak te introduceren en bekendheid te geven aan verschillende inkoopvormen, maar ook om te testen of de invul-plaat behulpzaam is voor ambtenaren met minder ervaring met een ontwerpende aanpak.

De nieuwe gids: Innovatie Inkopen bij de overheid

De nieuwe gids staat sinds januari 2026 online. De gids bestaat nog steeds uit een overzicht van geschikte inkoopprocedures en praktische handvatten om de ontwerpende aanpak in te kopen op een manier die dienend is voor het project.

De doelgroep van de gids is vergroot door het inkopen van innovatie ook mee te nemen: de gids legt uit waar het onderscheid en de overeenkomsten zitten. Ook is de gids aangevuld met ervaringsverhalen van professionals over hun ervaringen met verschillende inkoopmethodes. Daarnaast is de inkoopgids aangevuld met de invul-plaat om tot een scherpe ontwerpvraag te komen.

Lancering van de gids: Workshop Innovatie Inkopen bij de Overheid op de netwerkmiddag Circulaire en Innovatieve Toekomst

Na de lancering van de inkoopgids vond er een workshop plaats met inkopers en opdrachtgevers bij de overheid op het netwerkevenement Innovatief Inkopen van PIANOo. De deelnemers kregen zicht op de verschillende manieren waarop je ontwerp kan inkopen en gingen met elkaar in gesprek over de samenwerking tussen de opdrachtgever, de inkoper en de ontwerper. Na afloop vond de inkoopgids gretig aftrek.

Wil je de gids Innovatie inkopen bij de Overheid hebben of delen?

De gids is gratis te downloaden via deze link, en is vrij te verspreiden onder de licentie Creative Commons (CC BY-SA 4.0). Je mag dit werk vrij kopiëren, verspreiden, aanpassen en gebruiken, ook voor commerciële doeleinden, zolang je PONT als bron vermeldt en eventuele afgeleide werken onder dezelfde licentie beschikbaar stelt.

Bekijk de gids