Lopend

Heldere Definities

De ontwerpende aanpak vindt steeds meer haar weg binnen overheidsorganisaties, en termen als design thinking, service design en ontwerpend onderzoek duiken steeds vaker op in beleid en programma’s. Toch is het voor veel betrokkenen – zowel binnen als buiten de sector – soms onduidelijk wat die termen precies inhouden. Ze worden verschillend geïnterpreteerd, niet consequent gebruikt en soms zelfs door elkaar gehaald. Dat leidt tot verwarring, misverstanden en onrealistische verwachtingen over wat ontwerp kan betekenen.

De opdracht: naar een gedeelde taal

Om antwoord te geven op de taalvraag binnen de publieke ontwerppraktijk, benaderde PONT Patrick van der Hijden van Conversation Culture. Als procesbegeleider en strateeg beweegt Patrick zich al jaren tussen ontwerp en overheid. Met zijn ervaring in de praktijk én zijn gevoel voor taal stelde hij voor om een ‘lexicon’ te ontwikkelen: een compacte woordenlijst van veelgebruikte ontwerptermen, gecombineerd met een gesprekshulp. Niet als sluitend woordenboek, maar als praktisch hulpmiddel bij samenwerking, contractering en communicatie.

In zijn aanpak staan interactie en betekenisgeving centraal. Door middel van veldsessies met ontwerpers en publieke professionals brengt Patrick de taal in kaart die werkt in de dagelijkse praktijk. Het lexicon wordt in drie fasen ontwikkeld – schets, voorlopig en definitief ontwerp – en is bedoeld als prototype dat in gebruik verder kan groeien. Zo draagt het bij aan een gedeelde, bruikbare taal in de publieke ontwerppraktijk.

Sessie 1 | in gesprek met partners bij ontwerp organisaties

Op 20 februari 2025 vond in Utrecht een werksessie plaats met PONT-partners, begeleid door Patrick van der Hijden. Samen verkenden zij de bronnen van miscommunicatie in de publieke ontwerppraktijk en verzamelden ze termen die in de praktijk regelmatig tot verwarring leiden. De partners die aanwezig waren tijdens deze sessie waren de Coalitions van Dutch Design Foundation (DDF), De HKU, Stimuleringsfonds Creatieve Industrie (SCI), Platform Ontwerp NL, Beroepsorganisatie Nederlandse Ontwerpers (BNO) en CLICKNL.

De sessie liet zien dat ontwerp in de publieke sector een kruispunt is van taal en belangen: verschillende disciplines, instituties en contexten hanteren dezelfde woorden vaak met uiteenlopende betekenissen. Ook werd duidelijk dat communicatiegedrag minstens zo bepalend is als woordkeuze: ondertitelen, context geven, terugvragen en visualiseren zijn cruciale vaardigheden voor heldere samenwerking. De opbrengsten van deze sessie vormen de basis voor de eerste versie van een lexicon.

Eerste ideeën

Op basis van de eerste sessie onderzocht Patrick van der Hijden hoe het lexicon niet alleen informatief, maar ook bruikbaar kon worden gemaakt in de dagelijkse praktijk. Hij verzamelde relevante termen en verkende mogelijke werkvormen om deze woordenlijst actief in te zetten in gesprekken en samenwerkingen. Eén van de eerste ideeën was het ontwerpen van een kaartspel waarin de taxonomie van ontwerpwoorden visueel en spelenderwijs wordt gepresenteerd. Zo kunnen begrippen gemakkelijker in hun context worden geplaatst en ontstaat ruimte voor dialoog en afstemming. Dit concept wordt samen met het lexicon verder uitgepakt in de volgende sessies.

Sessie 2 – In gesprek met ontwerpers

Voor de tweede sessie nodigden we een groep ontwerpers uit die werkzaam zijn binnen of in opdracht van de overheid. We presenteerden de voorlopige lijst met woorden en vroegen: welke termen horen volgens jullie écht thuis in het lexicon? Deelnemers selecteerden termen, voegden ontbrekende woorden toe en bespraken woorden die verwarring kunnen veroorzaken – of juist opheldering kunnen bieden.

Een belangrijk gespreksonderdeel: in welke situaties heeft miscommunicatie over ontwerp geleid tot frictie, vertraging of verkeerde verwachtingen? De gedeelde ervaringen lieten zien hoe groot de impact van taal kan zijn op het verloop van een samenwerking.

Mijn collega's bij de gemeente verwachtte dat ik op dezelfde manier werkte als andere ontwerpers waarmee ze werkten. Maar ontwerp kent vele vormen. Zonder uitleg ontstaan verkeerde verwachtingen.

Een nieuwe versie

Op basis van deze sessie bracht Patrick het lexicon terug naar een kern van 51 sleutelwoorden. Ook zijn idee voor een kaartspel kreeg verder vorm. Het lexicon groeide van een longlist van 42 naar 78 woorden, en uit de gesprekken kristalliseerden zich 51 woorden uit die volgens alle groepen hoe dan ook thuishoren in de taalhulp.

Deze woorden zijn divers van aard: abstract en concreet, ambtelijk en creatief, vaktaal en containerbegrippen. Ze ondersteunen elkaar: als je ‘ontwerper’ goed definieert, wordt ook ‘ontwerpkracht’ beter te begrijpen.

Zes taalfamilies
Om structuur aan te brengen en het lexicon toegankelijk te maken, worden de woorden ondergebracht in zes zogeheten taalfamilies:

Proceswoorden – over stappen in het ontwerpproces
Ontwerpwoorden – uit het vakgebied ontwerp
Grote woorden – abstracte begrippen die snel tot misverstanden leiden
Waarden & Gedrag – houdingen, overtuigingen en beleving in het werk
Instrumenten – middelen en strategieën in een ontwerpende aanpak
Rollen – functies en posities in de samenwerking

Op basis hiervan zijn prototypes* van de volgende tools ontwikkeld:

Een kaartenset – om het gesprek tussen ontwerper en ambtenaar te faciliteren
Een online woordenlijst – met heldere, contextuele definities

Kaarten met taalgedragslessen – 5 gedragsadviezen voor heldere communicatie

Sessie 3 – In gesprek met interne ontwerpers

Tijdens de derde sessie ging Patrick in gesprek met interne ontwerpers die werkzaam zijn binnen overheidsorganisaties. De groep bestond uit overheidsprofessionals met een ontwerpachtergrond, werkzaam bij onder meer het ministerie van Justitie en Veiligheid, Agenda Stad, gemeenten, en het ministerie van Landbouw, Natuur en Voedselkwaliteit.

De aanwezigen herkenden het belang van taal, maar benadrukten ook de complexiteit van overheidscontexten: jargon, hiërarchie en formele werkprocessen maken het lastig om nieuwe taal te introduceren.

“Taalverschillen zijn voor mij dagelijkse realiteit. Ambtenaren willen weten: waar ben ik aan toe? Wat betekent dit precies? Ieder woord wordt gewogen.”

“Binnen communicatie denken ze bij ‘ontwerp’ vooral aan de huisstijl. Als ik kom met een visueel prototype voor beleid, denken ze dat ik het over kleur heb.”

Ook werd zichtbaar hoe één woord verschillende ladingen kan hebben. Het woord ‘prototype’ bijvoorbeeld, betekent in beleidscontext vaak iets anders dan in ontwerppraktijk: alles wat geen nota is, wordt al snel een ‘prototype’ genoemd, wat verwarring kan veroorzaken zodra ontwerpers en ambtenaren samenwerken in een publieke ontwerppraktijk.

Ik leg altijd uit: ik doe proces, geen inhoud. Daarmee snappen collega’s beter waar ik verschil van andere rollen.

Inzichten uit de sessie

Woorden kunnen toegang geven – of juist deuren sluiten
Termen als pilot of innovatie bieden ruimte, waar ontwerp eerder weerstand oproept
Taal kan strategisch ingezet worden: “Gebruik woorden waar je publiek op aanslaat”
Vage taal is soms noodzakelijk om een ontwerpaanpak überhaupt op de agenda te krijgen

Ideeën voor gebruik

Voeg het lexicon toe als bijlage bij beleidsnota’s en offertes
Koppel het aan trajecten rondom innovatief inkopen
Maak het digitaal, kort en overzichtelijk
Zorg dat de definities te kopiëren zijn voor gebruik in presentaties of voorstellen
Voeg een inleiding toe: waarom deze woordenlijst, en voor wie?
Laat gebruikers zelf selecteren welke termen voor hen relevant zijn
Maak meerdere vormen: interactief, printbaar, geschikt voor Office
Gebruik het kaartspel voor fysieke bijeenkomsten, pitches of onboarding