Lopend

Doorontwikkelen en Opschalen

Er worden steeds vaker veelbelovende ontwerpoplossingen ontwikkeld voor lokale (gemeentelijke) vraagstukken. Veel van deze oplossingen hebben ook potentie om van waarde te zijn voor andere gemeenten of overheidsorganisaties, en toch blijven de projecten vaak beperkt tot waar ze begonnen zijn. Daarom onderzoeken wij samen met de Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG) de volgende ontwerpvraag:

Hoe kunnen we ontwerpoplossingen die succesvol zijn in de ene gemeente doorontwikkelen en opschalen naar andere gemeenten?

De uitdaging

In gemeenten door heel Nederland ontstaan innovatieve ontwerpoplossingen voor complexe lokale vraagstukken. Vaak blijkt dat deze interventies ook waardevol kunnen zijn voor andere gemeenten. Toch lukt het zelden om ze daadwerkelijk door te ontwikkelen en op te schalen. Hoe kunnen we succesvolle ontwerpoplossingen uit de ene gemeente laten groeien naar andere gemeenten? Dat onderzoeken we samen met de Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG).

Community of Practice

Om deze vraag te beantwoorden, brengen we een Community of Practice (CoP) samen: een groep professionals die actief betrokken is bij het doorontwikkelen en opschalen van ontwerpoplossingen. In deze CoP staan drie succesvolle gemeentelijke projecten centraal die in hun gemeente aantoonbaar effectief zijn en interesse wekken bij andere gemeenten. De oorspronkelijke organisatie noemen we de ‘lancerende organisatie’ en de organisatie die interesse toont in het project noemen we de ‘adopterende organisatie’.
De CoP bestaat uit drie ontwerpbureaus die de projecten leiden, de betrokken gemeenten en een provincie.

Eindje Verder (Gemeente Eindhoven, met SHOSHIN)
Looptijdenkaart (Gemeente Rotterdam, met IDEATE)
Onderschat (Provincies Limburg, met WE ARE SOCIAL REBELS)

Hiernaast wordt de CoP gevoed door een klankbordgroep met o.m. Merijn Bruijnes (Universiteit Utrecht, tevens verbonden aan een onderzoeker uit de PONT onderzoeksalliantie), Flori Spoelstra namens VNG en Johanneke Minnema namens PONT. De procesbegeleiding is in handen van Sacha van Tongeren.

De CoP komt regelmatig bijeen om ervaringen uit te wisselen en concrete stappen te zetten.

De eerste bijeenkomst

Op 16 oktober vond de eerste sessie plaats bij Ideate in Amersfoort. Centraal stond de vraag: hoe geven we deze samenwerking vorm, en waar werken we samen naartoe? In het CoP traject verkennen we samen met de gemeenten hoe doorontwikkelen en opschalen het beste vormgegeven kan worden, zowel vanuit het perspectief van de lancerende gemeente als die van de adopterende gemeente.

De eerste inzichten

De eerste bijeenkomst heeft al belangrijke thema’s, vraagstukken en handvatten opgeleverd die de basis vormen voor het verdere onderzoek in de CoP; ze zijn niet alleen relevant voor de betrokken projecten, maar bieden ook waardevolle lessen voor andere gemeenten, ontwerpers en beleidsmakers.

Gemeenten die al ervaring hebben met een ontwerpende aanpak blijken ontwerpoplossingen makkelijker te kunnen adopteren en doorontwikkelen.

Vertrouwdheid met iteratief werken zorgt voor snellere adoptie. Gemeenten die gewend zijn om in co-creatie en experimenten te werken, kunnen toepassingen en interventies beter vertalen naar hun eigen context.
Interne capaciteit (zoals ontwerpers of innovatiemanagers binnen de gemeente) is cruciaal. Deze mensen fungeren als brug tussen externe ontwerpers en de gemeentelijke organisatie.
Leren van andere gemeenten werkt het beste als er concrete voorbeelden en stappenplannen zijn. Een toolkit met praktische instrumenten (zoals een schaalbaarheidsscan of doorontwikkelmatrix) zou hierbij kunnen helpen.

Vraag voor de CoP: Hoe kunnen we gemeenten die minder ervaring hebben met de ontwerpende aanpak praktisch ondersteunen, bijvoorbeeld door middel van trainingen, kennisdeling of het inbedden van ontwerpers in de gemeente?

Een terugkerend thema is de rol van de ontwerper bij het opschalen van een interventie.

Ontwerpers zijn vaak nodig om een interventie in eerste instantie te ontwikkelen en te introduceren. Zij brengen ontwerpkennis, methodieken en een frisse blik.
Zichzelf ‘wegontwerpen’ is vaak het uiteindelijke doel: de oplossing moet zo worden vormgegeven dat de gemeente deze zelfstandig kan voortzetten. Dit vereist dat:
- Kennis en vaardigheden worden overgedragen aan ambtenaren en interne ontwerpers.
- Eigenaarschap bij de gemeente komt te liggen, zodat de oplossing niet afhankelijk blijft van externe partijen.
Startup in Residence-model kan hierbij als inspiratie dienen: in de voorwaarden van dergelijke trajecten wordt vaak bij aanvang al vastgelegd wat er gebeurt als het project succesvol blijkt. Dit kan ook voor ontwerpoplossingen worden toegepast.

Vragen voor de CoP: Hoe kunnen we ontwerpers helpen om hun rol geleidelijk over te dragen aan de gemeente? Wat is nodig om ambtenaren en interne ontwerpers toe te rusten voor deze taak?

Succesvolle opschaling vraagt om een actieve samenwerking tussen de gemeente waar de oplossing is ontstaan (de ‘lancerende gemeente’) en de gemeente die de oplossing overneemt (de ‘adopterende gemeente’).

Lancerende gemeenten willen vaak een mentorrol vervullen: zij kunnen kennis delen, meedenken over aanpassingen en helpen bij het opbouwen van draagvlak.
Adopterende gemeenten hebben behoefte aan praktische ondersteuning, zoals:
- Stappenplan voor implementatie.
- Checklists om te bepalen of de oplossing past bij hun context.
- Contact met andere gemeenten die dezelfde oplossing hebben geadopteerd (peer-to-peer leren).
Vertrouwen en open communicatie zijn essentieel. Gemeenten moeten elkaars belangen en uitdagingen begrijpen om tot een goede samenwerking te komen.

Vragen voor de CoP: Hoe kunnen we de samenwerking tussen gemeenten zo vormgeven dat beide partijen zich gesteund en gehoord voelen? Wat is nodig om een cultuur van kennisdeling te creëren?

Opschaling is niet alleen een technisch proces is, maar ook een culturele uitdaging:

Lef en visie bij gemeenten zijn nodig om ontwerpoplossingen daadwerkelijk te omarmen en door te ontwikkelen.
Mandaat en ruimte voor ambtenaren om te experimenteren en te leren zijn cruciaal.
Handelingsperspectieven moeten duidelijk zijn: wat is de rol van de gemeente, de ontwerper en andere betrokkenen?
Eigenaarschap is een terugkerend thema. Hoe maak je verantwoordelijkheden expliciet en stel je professionals in de publieke ontwerppraktijk in staat daar naar te handelen?

Vragen voor de CoP: Hoe kunnen gemeenten een cultuur van innovatie en leren creëren? Wat is nodig om ambtenaren en bestuurders het mandaat en de ruimte te geven om met ontwerpoplossingen aan de slag te gaan?

Na een verkennende fase vol waardevolle gesprekken, thema’s en vraagstukken is de Community of Practice (CoP) aan de slag gegaan met het concreet maken van ideeën en oplossingen. De verkennende fase leverde belangrijke inzichten op: over vertrouwdheid met iteratief werken, en het belang van open kennisdeling. Maar hoe vertaal je die inzichten naar praktische instrumenten die gemeenten en ontwerpbureaus daadwerkelijk kunnen gebruiken?

De drie ontwerpbureaus – Shoshin, We Are Social Rebels en Ideate – zijn aan de slag gegaan met het ontwikkelen van prototypen die moeten helpen bij het opschalen en doorontwikkelen van ontwerpoplossingen. Het resultaat: drie complementaire instrumenten die elk een eigen rol spelen in het proces, en die nu worden geïntegreerd en getest in de praktijk.

Leren door te doen: de eerste inzichten

De ontwikkelfase is niet alleen een periode van bouwen, maar ook van leren. Uit de eerste tests blijkt dat gemeenten vooral behoefte hebben aan concrete handvatten en peer-to-peer-uitwisseling. Een instrument is pas waardevol als het aansluit bij de werkelijkheid van ontwerpers en ambtenaren – en dat betekent soms: minder theorie, meer praktijk. Ook wordt duidelijk dat samenwerking tussen gemeenten essentieel is. Lancerende gemeenten kunnen adopterende gemeenten niet alleen voorzien van instrumenten, maar ook van mentorschap en netwerkondersteuning.

Uitdaging: Hoe zorg je ervoor dat gemeenten met verschillende ervaringsniveaus – van ontwerppioniers tot beginners – allemaal baat hebben bij de instrumenten? En hoe voorkom je dat opschaling een eenmalig project wordt, in plaats van een doorlopend leerproces?

De drie prototypen, één doel: opschaling stimuleren

1. Diagnosetool (Shoshin): Inzicht in schaalbaarheid

Een van de eerste hordes bij opschaling is vaak de vraag: Past deze oplossing wel bij onze gemeente? De Diagnosetool helpt adopterende gemeenten om snel en gestructureerd in kaart te brengen of een ontwerpoplossing kansrijk is voor hun eigen context. De tool stelt kritische vragen: Wat zijn de succesfactoren van de oplossing elders? Welke aanpassingen zijn nodig voor onze situatie? En wat betekent dat voor de implementatie? Door deze vragen te beantwoorden, krijgen gemeenten niet alleen inzicht in de haalbaarheid, maar ook in de stappen die nodig zijn om de oplossing eigen te maken. Het is als het ware een ‘schaalbaarheidsscan’ die voorkomt dat gemeenten blindelings een oplossing overnemen die niet past bij hun lokale uitdagingen of cultuur.

2. Adoptie Journey (We Are Social Rebels): Stap voor stap naar implementatie

De Adoptie Journey begeleidt adopterende gemeenten en ontwerpbureaus door het hele proces: van eerste kennismaking met een oplossing tot en met de borging ervan in de organisatie. Het is een praktisch stappenplan, met aandacht voor zaken als draagvlak creëren, interne trainingen organiseren en het meten van impact. Wat deze tool bijzonder maakt, is de focus op mens en organisatie: niet alleen de techniek of methode moet kloppen, maar ook maakt het uit welke mensen betrokken zijn en met welk mandaat of opdracht ze aan de slag gaan.

3. Framework Opschalen (Ideate): Een raamwerk voor systematische groei

Waar de Diagnosetool en Adoptie Journey zich richten op individuele oplossingen, biedt het Framework Opschalen van Ideate een overkoepelende aanpak. Dit raamwerk helpt zowel lancerende als adopterende gemeenten om meer systematisch na te denken over opschaling. Het framework dient als een kompas voor ontwerpers en ambtenaren om ontwerpoplossingen vanaf de start schaalbaar in te richten, of ze schaalbaarder te maken wanneer de oplossing wordt geadopteerd.

Wat komt er hierna?

De komende weken worden de prototypen verfijnd en gereed gemaakt voor de testsessie op 12 maart. Daarnaast wordt gewerkt aan een kennisbasis waar gemeenten terecht kunnen voor inspiratie, voorbeelden en contact met gelijkgestemden. De CoP buigt zich over vragen als:

Hoe kunnen we de instrumenten zo toegankelijk mogelijk maken?
Wat is nodig om ontwerpbureaus en gemeenten samen het vertrouwen en de ruimte te geven om te experimenteren?
Hoe borgen we dat de opgedane kennis niet verdwijnt, maar blijft groeien?

De prototypen worden uitgewerkt tot bruikbare instrumenten en verrijkt met ervaringsverhalen van de betrokken bureaus en gemeenten. Deze verhalen laten zien hoe opschaling in de praktijk werkt: welke keuzes werden gemaakt, welke obstakels kwamen op hun pad, en wat hebben ze geleerd? Zo wordt theoretische kennis vertaald naar herkenbare voorbeelden die andere gemeenten kunnen inspireren.

De volgende fase

De ontwikkelfase heeft laten zien dat opschaling geen lineair proces is, maar een cyclisch leerproces. De instrumenten die nu ontstaan kunnen helpen om dit leerproces beter in te richten. In de testfase ligt de focus op hoe we er samen voor kunnen zorgen dat deze instrumenten niet alleen op papier werken, maar ook in de praktijk. Hoe kunnen we ervoor zorgen dat elke gemeente – groot of klein, ervaren of nieuw – zich gesteund voelt bij het doorontwikkelen en opschalen van ontwerpoplossingen?