“Gevangenen 2 weken eerder naar huis, in verband met personeelskrapte” en “Code Zwart in gevangenis was al jarenlang in de maak”. Hoe kan het dat de personeelstekorten in gevangenissen maar blijven bestaan? En wat kun je er nou aan doen?
Vandaag ga ik op bezoek in de bajes om dit te onderzoeken. Na 70 minuten met het ov kom ik aan bij Justitiëel Complex Zaanstad, de grootste gevangenis van Nederland waar 1000 mensen ‘in bewaring’ zitten. Daar ontmoet ik ontwerper Rodney van der Knaap van het team Innovatieteam Personeelskrapte van DJI (Dienst Justitiële Inrichting). Ik volg hem en dit project met 7 andere ontwerpers nu al zo’n 12 maanden namens De Publieke Ontwerppraktijk (PONT). PONT onderzoekt hoe samenwerking tussen ontwerpers en overheidsorganisaties nog meer impact kan opleveren. Ik kijk mee als ‘fly on the wall’, leer veel en adviseer het project hoe zij meer maatschappelijke impact kunnen bereiken.
Door de poort
Ik parkeer mijn OV-fiets op een winderig industriegebied en loop naar binnen, en neem plaats op de wachtbank voor een gigantische balie. Als ‘buitenstaander’ kom je niet zomaar een justitieel complex binnen. Je moet worden aangemeld door een medewerker van binnen. Achter kogelvrij glas zie ik de medewerker lachen. Het knopje om te kunnen praten gaat aan: “Ik moest even lachen omdat er ‘bedankt voor het aanmelden’ bij de aanmelding stond”, zei ze. “En dat gebeurt nooit.” Wow. Blij zijn als er een keer iemand “bedankt” tegen je zegt. Het lijkt mij geen dankbare plek om hier te werken!
Van G-star naar de bajes
De ironie wilde dat Rodney ook werkt aan het project “de portiersloge”. Hoe sneller, makkelijker en veiliger het aanmelden en binnenkomen, des te minder medewerkers nodig zijn. En des te meer tevredenheid er is bij bezoekers en gedetineerden. Logisch verhaal zou je zeggen! Maar in een wereld waar veiligheid is vastgelegd in protocollen is het niet makkelijk om dingen te veranderen.
Van bewegwijzering op de grond tot een verbeterd digitaal aanmeldproces. Het klinkt zo simpel. Gewoon even doen. Maar het maakt nogal uit wat je wilt bereiken. Hoe bereik je de balans tussen veiligheid en efficiëntie? Rodney zette verschillende experimenten op en liet het managementteam kiezen tussen waarden als zelfredzaamheid en efficiëntie. Voordat hij in de bajes kwam, werkte hij voor G-star. In plaats van te werken voor een door marketing gecreëerde behoefte om zo veel mogelijk broeken te verkopen, ontwerpt hij liever voor de maatschappij. Nu ontwerpt hij als medewerker van Livework Studio en lid van het innovatieteam DJI mee aan een gevangenis die klaar is voor een toekomst. Met als missie dat gedetineerden beter naar buiten gaan dan dat ze binnen kwamen. En medewerkers die met mensen werken ipv papierwerk invullen. Bewakers die weer meer bewaken.
Het personeelstekort in Zaanstad is niet in 1 keer opgelost. Medewerkers zijn zo overladen in het werk, dat de tijd en ruimte om het werk te verbeteren kleiner lijkt te worden. Tegelijkertijd ziet iedereen nu nog beter dat het echt anders moet.
De harde realiteit
Veranderen is niet makkelijk. Rodney stelde mij voor aan een collega van DJI. Zij vertelde over hoe het vorige innovatieproject net was mislukt. Zelfs het vuurtje van de altijd positieve gangmaker was langzaam uitgedoofd. Ik hoorde over het boek “De verwaarloosde organisatie” van Kamps, waarin wordt beschreven dat het in veel teams normaal is dat je niet weet wanneer je op vakantie mag. Dat je diensten overneemt omdat er weer een collega is uitgevallen. Teamleiders die maar niet gevonden werden. Een fenomeen dat steeds breder speelt in de publieke sector.
Het personeelstekort in Zaanstad is niet in 1 keer opgelost. Medewerkers zijn zo overladen in het werk, dat de tijd en ruimte om het werk te verbeteren kleiner lijkt te worden. Tegelijkertijd ziet iedereen nu nog beter dat het echt anders moet.
Radicale innovatie nodig
Ook in de politiek staat krapte in gevangenissen hoog op de agenda. Politici zien dat het nu eens écht anders moet. Niet alleen een efficiënte portiersloge. Focus aanbrengen. Stoppen wat niet lukt. Inzetten op grotere verbeteringen. Geen duizend bloemen bloeien. Business model innovatie. Radicale innovatie is nodig in plaats van kleinschalige verbeteringen. Een alternatief detentieconcept. Misschien wel op een nieuwe locatie. Strategisch ontwerpers zoals Dorota Gazy doen en denken mee. Want is er nog wel een cel nodig? En wat willen we eigenlijk bereiken met opsluiting?
Vooruitgang ondanks alles
Toch zit er een stevige stijgende lijn in het project. Het gaat niet per se om dat ene experiment dat wel of niet slaagt. Belangrijker is dat de projecten zich richten op structurele verbeteringen. Welke regels kunnen overboord in heel DJI? En hoe zorgen we dat verantwoording niet te veel tijd kost maar helpt om het doel te bereiken?
Een goed voorbeeld zijn de papieren formulieren die door elke Penitentiaire Inrichtingenwerker (PIW’ers) voor allerlei doeleinden gebruikt worden. Zoals medische hulp aanvragen of verslagen maken. Tuurlijk is het top als dat straks digitaal kan. Maar de echt grote klappen kun je maken door anders te denken. Want is dat verslag echt wel nodig? Voor wie en waarom? Er moet een innovatieproces komen waarin ontwerpers uitzoeken wat echt nodig is en voor wie. Het ‘verandervermogen’ van DJI moet groeien.
Het afgelopen jaar heb ik DJI innovatie onder leiding van Michel Osseweijer, Nina Timmers en Bernd Wondergem hierin zien groeien. Er wordt gedacht over een structureel innovatieteam met meer ontwerpers. IT leveranciers worden betrokken om ideeën uit te werken. Ook het project is volwassener geworden. Ondanks dat sleutelfiguren zijn vertrokken, kwamen er nieuwe mensen met nieuwe energie. Er is een goede vibe en cadans gekomen met Nina Timmers, een interne ontwerper bij DJI zelf, die de design lead rol pakt.
De volgende stap: Ontwerp een narratief en denk groot
Het valt me op dat de strafrechtketen een gepolariseerd debat kent. Kort gezegd: Een meer zachte menselijke linkse aanpak versus een harde vergeldende rechtse. Politiek is er ook om emoties te reguleren. En hoe meer aandacht voor personeelskrapte in media en politiek, des te meer emoties de boventoon voeren. Mijn gevoel is dat het nodig is om de emoties te onderkennen en een gezamenlijk narratief en strategie te maken. In de corona tijd hadden we “Elke prik telt en iedereen telt mee”. GGD, RIVM en ontwerpers werkten samen en kwamen met oplossingen zoals prikken zonder afspraak. Die klein begonnen en snel groter werden. Kan zoiets ook met het personeelstekort? Een verhaal is nodig dat mensen in beweging brengt en waar iedereen zich in kan vinden. En partijen van buiten de muren om mee te bouwen aan deze transitie.
Wil je meer weten over de samenwerkingen die PONT onderzoekt met een Impactversterker? Bekijk onze kaart