Hoe kunnen we het inkopen van een ontwerpende aanpak bij overheden toegankelijker maken voor alle betrokken partijen?

Vanuit de overheid wordt steeds vaker gekozen voor een ontwerpende aanpak voor maatschappelijke vraagstukken. Het lukt echter lang niet altijd om een ontwerpende aanpak (ook bekend als een design aanpak, service design, public design, social design of design thinking) binnen het publieke domein naar tevredenheid in te kopen. Het proces roept regelmatig frustratie op, zowel bij ontwerpers als bij behoeftestellers als bij inkopers. 

Een mogelijke verklaring van deze frustratie is dat bij het inkopen naar voren komt dat de logica van de ontwerpende aanpak botst met de logica van het publieke domein. In het publieke domein is men gewend te werken met strakke planningen en zichtbare, meetbare uitkomsten. Dit staat haaks op een ontwerpende werkwijze, die eerst het doel onderzoekt, iteratief te werk gaat, het proces gaandeweg bijstuurt, en meer kwalitatieve, maatschappelijke effecten als uitkomst heeft.

Ook lijken aanbestedingsgrenzen in de weg te zitten. Inkopen boven de aanbestedingsgrens kost extra werk en tijd. Om dat te voorkomen worden opdrachten opgeknipt in verschillende delen en toebedeeld aan verschillende ontwerpbureaus. Dat doet geen recht aan wat nodig is voor grote, verweven maatschappelijke opgaven en wat de ontwerpende aanpak daarbinnen kan betekenen. Bovendien staat het de continuïteit en daarmee ook de potentiële impact in de weg.

Gelukkig is er in de praktijk vaak veel meer mogelijk dan ontwerpers, behoeftestellers en inkopers vaak denken. Dit is alleen nog weinig bekend. Daar gaat de Publieke Ontwerppraktijk (PONT) mee aan de slag. In de eerste plaats door de mogelijkheden om de ontwerpende aanpak in te kopen, onder de aandacht te brengen. 

 

De opdracht

Het doel van deze opdracht is om inzicht te krijgen in wat er binnen de huidige kaders en regels wél kan als het gaat om het inkopen van de ontwerpende aanpak bij overheden en om deze informatie toegankelijk te maken voor iedereen die bij deze inkoop betrokken is: ontwerpers, behoeftestellers en inkopers. Mogelijke stappen in de aanpak kunnen zijn

–  In kaart brengen wat de meest voorkomende belemmeringen en bezwaren zijn die nu in de weg zitten.
–  Een toegankelijk overzicht geven van wat er binnen de huidige kaders en regels wél mogelijk is: van beschikbare instrumenten tot bruikbare workarounds.
– 
Een concreet en gevalideerd stappenplan inclusief voorbeelden, tips en tricks voor elk van deze mogelijkheden ontwikkelen.

We zijn op zoek naar een ontwerper, ontwerpbureau of consortium die of dat:
–  volgens een ontwerpende aanpak werkt.
– 
affiniteit heeft met dit onderwerp.
– 
de voor deze opdracht benodigde expertise weet in te schakelen.
– 
in staat is om deze opdracht voor de zomer van 2024 af te ronden.

De opdracht kan worden uitgevoerd door een zelfstandige ontwerper, een bureau of een samenwerking van verschillende partijen. Voor deze opdracht is maximaal €40.000,- exclusief btw beschikbaar. Dit bedrag is inclusief de inkoop van eventuele externe expertise, reiskosten en onkosten voor locaties en materialen en de realisatie van het eindproduct.

 

De procedure

Stap 1: Interesse kenbaar maken voor 2 april

Je kunt je interesse in deze opdracht tot 2 april 2023 10.00 uur kenbaar maken. Dat doe je door een mailtje te sturen naar Johanneke@dutchdesignfoundation.com met daarin antwoord op de volgende drie vragen:

1 – Wat spreekt je aan in deze opdracht?
2 – Geef 3 voorbeelden uit jouw praktijk die laten zien waarom je geschikt bent om deze opdracht te vervullen.
3 – Beschrijf waarom deze voorbeelden laten zien dat je de juiste partij bent om deze opdracht te vervullen.

Op basis van de reacties worden maximaal drie partijen gekozen die worden uitgenodigd om een plan van aanpak op te stellen (zie stap 2). Uiterlijk op 4 april wordt aan de partijen die hebben gereageerd bekendgemaakt of zij zijn geselecteerd.

 

Stap 2: Plan van Aanpak – 4 april tot 15 april

Aan maximaal 3 partijen wordt gevraagd om een plan van aanpak op te stellen voor deze opdracht. Dit plan van aanpak bestaat uit een beschrijving van maximaal 5 A4 van hoe je de opdracht wilt aanpakken. Neem in je plan ook een onderbouwde begroting en planning op en beschrijf welke experts of expertise je wilt betrekken. 

De voorstellen dienen uiterlijk op maandag 15 april om 10.00 uur binnen te zijn bij Johanneke@dutchdesignfoundation.com. Uiterlijk donderdag 18 april wordt bekend wie de opdracht gaat uitvoeren. Deze partij wordt gevraagd om een offerte op te stellen op basis van deze briefing en het ingestuurde plan van aanpak. Zie ook voorwaarden voor offerte in de bijlage.

 

Klik hier om de hele briefing te downloaden